Апостилирование документов в Украине

В зависимости от страны предоставления, заверение документа может нуждаться в консульской легализации или проставлении апостиля.

Суть заключается в том, что для предоставления документа, выданного на территории Украины или украинскими учреждениями на территории другой страны - участницы Конвенции, документы должны пройти процедуру апостилирования или проставления апостиля на документе выданном в Украине.

И, наоборот, для предоставления в Украине документа выданного в стране - участнице Гаагской Конвенции на документе должен быть проставлен апостиль в стране выдачи данного документа.

Проставление апостиля или апостилирование документа в Украине - это процедура дополнительного контроля и подтверждения документа.

Так, для предоставления в Украине, достаточно предоставить документ как есть с подписью лица или нескольких лиц, выдавших справку о несудимости, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, доверенность, свидетельство о разводе (свидетельство о расторжении брака), аттестат, диплом, выписку с указанием учебных дисциплин и набранных баллов или полученных оценок.

Для предоставления вышеперечисленных документов за рубежом, а также предоставления на территории Украины в посольства, консульства или другие структуры иностранных государств документы должны быть правильно оформлены. Документ должен быть оформлен, заверен проставлением апостиля, а также переведен на иностранный язык.

Как правило, на документе, выданном в Украине проставляет апостиль (апостилирует) то же министерство, учреждением которого был выдан документ.

Так, на свидетельстве о рождении, выданном в Украине апостиль проставляет (апостилирует свидетельство о рождении) Министерство Юстиции Украины.

Апостиль на свидетельство о браке в Украине проставляется (свидетельство о браке апостилируется) в Министерстве Юстиции Украины.

Различного рода доверенности и другие нотариальные документы должны быть составлены перед нотариусом (в отдельных случаях в роли нотариуса может выступать работник консульской службы Украины за рубежом), содержать нотариальную запись, подпись нотариуса с последующим апостилированием документа в Министерстве Юстиции Украины.

Апостиль на разрешении на вывоз ребенка, предварительно составленном перед нотариусом, проставляется в Министерстве Юстиции Украины.

Апостиль на свидетельстве о разводе (свидетельстве о браке) проставляется в Министерстве Юстиции Украины.

Следует отметить, что для проставления апостиля, некоторые документы, выданные структурами подчиненными МЮУ, предварительно должны быть заверены в областном управлении Министерства Юстиции Украины. Так, перед проставлением апостиля на свидетельстве о рождении из Украины, в областном Управлении Юстиции Украины с обратной стороны документа должен быть проставлен специальный штамп. Так работник областного управления Министерства Юстиции Украины заверяет подпись работника выдавшего документ.

Апостиль на справке о несудимости проставляется в случае предоставления его за рубежом или в иностранные государственные структуры в Украине.

Апостиль на справке о несудимости проставляется Министерством иностранных дел Украины. Сама справка о несудимости имеет две формы:

- справка о несудимости для предоставления внутри Украины;

- справка о несудимости для предоставления на территории иностранного государства.

В связи с этим, процедура проставления апостиля на справке о несудимости из Украины имеет свои особенности. А именно, в Украине справка о несудимости выдается Министерством внутренних дел Украины, а апостиль на справке о несудимости проставляется департаментом консульской службы Министерства иностранных дел Украины.

Апостиль на диплом, выданный учебным заведением Украины, проставляется в Министерстве образования Украины.

Апостиль на аттестат, выданный украинским учебным заведением, проставляется в Министерстве образования Украины.

Апостиль на вкладыш к диплому или выписку с указанием прослушанных часов в учебном заведении Украины проставляется в Министерстве образования Украины.

Апостиль на учебных планах проставляется в Министерстве образования Украины. Учебные планы с проставленным апостилем и переведенные на испанский язык могут требоваться для предоставление в Министерство образования Испании для подтверждения диплома в Испании или другой стране.

Проставление апостиля на документах, выданных в Украине, четко регулируется нормативными документами. Апостиль на документ, выданный в Украине (апостиль на свидетельство о рождении, апостиль на свидетельство о браке, апостиль на доверенность, апостиль на разрешение на вывоз ребенка, апостиль на свидетельство о разводе (апостиль на свидетельство о расторжении брака), апостиль на справку о несудимости, апостиль на диплом, апостиль на аттестат, апостиль на выписку к диплому с указанием часов, апостиль на учебный план и др.) должен быть проставлен соответствующим министерством.

Неправильно проставленный апостиль приводит к тому, что документ не принимается в иностранном учреждении. Неправильно проапостилированный документ не может быть принят иностранными государственными структурами.

Одной из типичных ошибок при апостилировании документов, является проставление апостиля не соответствующего министерства. Такие ошибки возникают при переводах документов в Украине для предоставления в иностранные организации, как на территории Украины, так и за ее пределами.

Пример:

ПРАВИЛЬНО оформленный документ - справка о несудимости из Украины: на справке о несудимости из Украины, выданной Министерством Внутренних Дел Украины, проставляется апостиль Министерства Иностранных Дел Украины, затем осуществляется официальный перевод на иностранный язык уполномоченным переводчиком.

НЕПРАВИЛЬНО оформленный документ - справка о несудимости из Украины: после получения справки о несудимости из Украины, в Министерстве Иностранных Дел Украины выполняется перевод на иностранный язык украинским переводчиком в Украине. Такой перевод затем заверяется нотариусом в Украине и затем проставляется апостиль Министерства Юстиции Украины, заверяющий подпись нотариуса.

Во первых, документ не правильно оформлен, потому что не справка о несудимости заверена соответствующим апостилем министерства, а подпись нотариуса заверившего данный перевод.

Во вторых, остался не переведенным апостиль, проставленный на переводе справки о несудимости из Украины.

Тоже самое часто происходит с апостилированием других документов в Украине. Это дипломы, аттестаты, различные свидетельства, доверенности и другие документы.

Учтите этот момент и имейте в виду, что лучше потратить немного времени на изучение ситуации, разобраться в процессе и сделать один раз правильно, чем оформить документ неправильно и вернуться на исходные позиции.

Вариацией таких проблемных случаев в проставлении апостилей на документах в Украине, является так называемое «двойное апостилирование», которое ничего кроме проблем принести не может. Изначально неправильно оформленному документу не поможет никакое «двойное», «тройное» и т.д. апостилирование.

Документ не примут в иностранной организации со всеми вытекающими последствиями в том числе и финансовыми потерями.