Апостиль и Консульская легализация документов
Что необходимо знать, чтобы российские документы обрели юридическую силу на территории Испании и наоборот.
Апостиль
На основании публикации от 16 февраля 2004 года, Консульство Испании при рассмотрении документов на выезд несовершеннолетних детей в сопровождении одного родителя/без сопровождения обоих родителей оставляет за собой право потребовать оригинал нотариального разрешения заверенного специальным штампом о легализации – апостилем.
В соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г., на ряде официальных документов, исходящих от учреждений и организаций Российской Федерации, должен проставляться специальный штамп, удостоверяющий «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Конвенции).
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран-участниц Гаагской конвенции.
В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство самостоятельно назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. В России апостиль проставляют следующие учреждения:
– В Москве: Министерство юстиции Российской Федерации – на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных министерству.
– В других городах: Минюсты республик в составе России, органы юстиции субъектов Федерации – на документах, исходящих от подведомственных органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе.
Внимание! МИД России и его консульские учреждения, а так же МВД РФ полномочиями по проставлению апостиля не наделены. Иностранные Консульские учреждения в России также не имеют полномочий своих государств по его проставлению на документах.
Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или на отдельном листе бумаги. Он производится путем оттиска штампа апостиля с последующим заполнением, на котором проставляется печать. Заполнение штампа апостиля совершается в соответствии с Гаагской конвенцией и Методическими рекомендациями Минюста России.
Орган, уполномоченный проставлять апостиль, проставляет на штампе апостиля печать, на которой изображен Государственный герб РФ и написано наименование органа, уполномоченного его проставлять. Иных изображений и надписей печать содержать не должна. Документы, изготовленные у нотариусов, оформляются на чистом листе бумаге. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.
Апостиль — международная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории стран, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года и признающих таким образом данную форму легализации.
На территории Испании российский или украинский документ, без проставленного в России (Украине) апостиля, не имеет никакой силы (как и испанский документ без испанского апостиля на территории России).
В определенных случаях, когда существуют правовые основания, отменяющие или упрощающие легализацию документа, необходимость в проставлении Апостиля отпадает.
К таким случаям можно отнести легализацию документов, выданных органами ЗАГС Российской Федерации или Registro Civil (речь идет о типовых документах: свидетельство о рождение, свидетельство о смерти, свидетельство о браке или разводе).
К сожалению, подобного соглашения об упрощении легализации между Испанией и Украиной не существует, а значит вышеперечисленные свидетельства должны быть апостилированы в обязательном порядке.
Часто работники испанских органов ЗАГС, не сталкивающиеся прежде с российскими документами, по незнанию требуют проставления апостиля на Ваших документах, выданных ЗАГСом РФ.
В таких случаях необходимо донести до их сведения, что между Россией и Испанией существует двусторонняя Конвенция, об упрощении легализации и отсутствии необходимости в проставлении Апостиля на ряд официальных документов, выданных органами ЗАГС.
Стоит принять к сведению, что проставление апостиля в Испании занимает всего-лишь нескольких дней, а то же действие в России может затянуться до 2-х недель.
Перевод и легализация.
Апостилированный документ - это всего лишь начальный этап. Документ также будет необходимо перевести на соответствующий язык.
Как правило, когда речь идет об официальных документах, обычного перевода не достаточно и необходима заверка перевода Консульством (убедитесь, что переводческое бюро ставит консульскую заверку на свои переводы) или печать официального переводчика (traductor jurado).
Можно обратиться в данные инстанции напрямую или прибегнуть к услугам фирм-посредников, которые отдадут Вам документ уже в готовом виде полностью заверенным и со всеми необходимыми печатями (консульская заверка или печать официального traductor jurado).
Внимание:
При отправке испанского документа в Россию, на практике, перевод испанского traductor jurado не имеет юридической силы.
Перевод должен быть заверен в обязательном порядке консульством РФ в Испании или переведен в России дипломированным переводчиком, чья подпись, в свою очередь, должна быть заверена российским нотариусом.
Практика показывает, что российские документы лучше переводить в Испании, поскольку испанские официальные органы больше доверяют переводам, сделанным именно в Испании.
Российский документ, заверенный в Консульстве Испании в России, могут направить в Мадрид на дополнительную заверку подлинности подписи консульского работника.
Поэтому, дабы избежать проволочек, мы рекомендуем, после апостилирования российского документа, его перевод делать непосредственно в Испании.
Ниже представлены две схемы, описывающие процесс обретения юридической силы документа.
Очень часто в фирме, занимающейся легализацией документов и их переводом, Вас могут спросить о конечной цели документа и его предназначении.
Этот вопрос задается не из праздного любопытства, а с целью убедиться, что Вы ознакомлены с требованиями легализации по той или иной процедуре, что, в свою очередь, может предостеречь Вас от излишних трат и бюрократических проволочек.
К примеру, многие не знают, что libro de familia не имеет в России никакой юридической силы, а переводить и легализовывать данный документ не имеет смысла (стандартное свидетельство о рождении является наиболее полным документом).
В каждой конкретной ситуации есть свои нюансы, которые Вы можете не знать, поскольку сталкиваетесь с данной ситуацией впервые.
По-этому, мы настоятельно рекомендуем прибегать к услугам профессионалов, компетентных в данных вопросах.
Легализация документов необходима для придания им юридической силы на территории другого государства.
Существует два основных вида легализации документов - консульская легализация и упрощенный вид легализации путем проставления штампа "Апостиль".
Образцы штампа "Апостиль"
Выбор вида легализации зависит от того, является ли страна, на территории которой был выдан или оформлен документ, а также страна, в которую этот документ будет впоследствии представлен участницами Гаагской конвенции 1961 года, упрощающей процедуру легализации иностранных документов.
Если да, то в этом случае достаточно проставления штампа "Апостиль", без каких-либо дополнительных удостоверений. При этом процесс легализации осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а документ приобретает юридическую силу на территории всех стран - участниц Гаагской конвенции.
Каждое государство-участник конвенции само вправе определять и уполномочивать органы государственной власти на проставление апостиля.
В Российской Федерации такими полномочиями наделены:
· Управления Федеральной регистрационной службы Министерства юстиции - проставляют "Апостиль" на документах, исходящих от подведомственных им органов юстиции, судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных нотариусами той же республики / края/ области / округа.
· Главный информационно-аналитический центр МВД России- (с 2009 года) проставляют "Апостиль" на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц и архивных документах (справках, выписках или копиях документов), выданных органами МВД на территории РФ.
· Отдел документально-справочной работы Росархива - на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;
· Архивные органы республик, автономных образований, краев и областей - на документах, выдаваемых подведомственными им архивами.
· Министерство образования и науки - проставляет "Апостиль" на документах об образовании, выданных на территории Российской Федерации (СССР в период его существования). Территориальный признак при этом не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации.
· Управления ЗАГС субъектов Федерации / краев / областей - проставляют "Апостиль" на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния и иных документах, выданных в органах ЗАГС того же края / области / округа.
МИД России и его консульские учреждения полномочиями по проставлению апостиля не наделены.
Проставление штампа "Апостиль" на документ возможно только на территории страны, в которой этот документ был выдан или оформлен. Документы, выданные в период существования СССР, также подлежат "апостилированию" на территории Российской Федерации
‘’Апостиль’’ может проставляться как на сам документ, так и на его нотариально заверенную копию, которая в соответствии с пунктом ‘’C’’ статьи 1 Гаагской конвенции, являясь нотариальным актом, также приобретает статус ‘’официального’’ документа. Это несколько упрощает процедуру апостилирования, к примеру, с документами выданными органами ЗАГС, так как отпадает необходимость их представления в территориальные Управления ЗАГС по месту выдачи.
‘’Апостиль’’ Министерства образования проставляется на подлинниках образовательных документов, после прохождения ряда проверок подлинности документа. За проведение данных процедур взимается пошлина. После утверждения подлинности и законности получения документа об образовании, на него проставляется штамп ‘’Апостиль’’.
Более детальную информацию о порядке проставления штампа "Апостиль" на образовательных документах можно посмотреть на сайте Федерального агенства по образованию
Существует ряд документов, не подлежащих легализации и апостилю:
- подлинники и копии паспортов
- военных билетов
- удостоверений личности
Существует также ряд стран, между которыми заключен договор о правовой помощи, который и вовсе отменяет требования легализации
Тем не менее, в ряде случаев, некоторые из стран требуют наличия штампа "Апостиль" на документах, исходящих из России. Следует заранее уточнить все требования учреждения, в которое документ будет впоследствии представлен.
Более детальную информацию о порядке проставления штампа "Апостиль" органами юстиции в РФ можно посмотреть на информационном сервере Федеральной регистрационной службы.
Образцы справок:
Консульская легализация.
Если же страна выдачи документа или страна, в органы которой необходимо представить документ не являются участниками Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная, многоступенчатая и длительная процедура, требующая значительных затрат, включающая в себя следующие действия:
Нотариальный орган - удостоверяет верность копии документа с подлинником
Министерство юстиции - свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса на этой копии.
Консульский департамент МИД - подтверждает подлинность печати минюста и подписи должностного лица.
За легализацию документов в Департаменте консульской службы МИД взимается сбор в соответствии с утвержденными тарифами.
Консульство страны назначения документа - подтверждает печать и подпись сотрудников консульского департамента МИД на основании имеющихся образцов.
За совершение консульской легализации также взимается консульский сбор.
В каждом консульстве тарифы различны и могут значительно отличаться, так же как и сроки исполнения.
При этом документ, прошедший такое многоступенчатое удостоверение в различных учреждениях, будет действителен только на территории той страны, отметка консульства которой на нем стоит.
Если легализация в иностранном консульстве обусловлена представлением перевода документа, то документ может быть легализован одновременно с переводом.
В соответствии с принятыми правилами легализации документов, присутствие лица, чей документ передается в государственный орган на легализацию, не требуется - вы также можете воспользоваться нашими услугами.
Более подробную информацию о порядке легализации документов на территории Российской Федерации можно прочитать на информационном сервере МИД России .
